Pwyllgorau'r Bwrdd - Cylch gorchwyl cyffredinol
Y Cyfansoddiad
Ac eithrio'r Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg (ARAC), sy'n un o ofynion Dogfen Fframwaith Llywodraeth Cymru gyda Cyfoeth Naturiol Cymru, ffurfiwyd y pwyllgorau eraill trwy benderfyniad y Bwrdd. Mae gan bob pwyllgor bwrpas penodol a all gynnwys rhai pwerau dirprwyedig. Caiff bodolaeth barhaus y pwyllgorau, eu haelodaeth a'r awdurdod a ddirprwywyd iddynt eu hadolygu gan y Bwrdd o bryd i'w gilydd yn ôl y gofyn.
Oni fydd y Bwrdd yn gosod amod i'r gwrthwyneb, caiff pwyllgor ddirprwyo swyddogaeth a ddirprwywyd iddo gan y Bwrdd, i’w gyflawni gan aelod o'r pwyllgor neu gan swyddog, yn amodol ar unrhyw amodau a bennir gan y pwyllgor hwnnw.
Dylai pob pwyllgor sicrhau bod Cyfoeth Naturiol Cymru yn rhoi ystyriaeth briodol i’r argyfyngau hinsawdd a natur, yn dilyn a hybu rheoli adnoddau naturiol yn gynaliadwy, ac yn sicrhau bod egwyddorion rheoli adnoddau naturiol yn gynaliadwy’n cael eu dilyn, cyn belled ag sy’n bosibl o fewn ei rym wrth gyflawni ei swyddogaethau.
Aelodaeth
Ac eithrio Pwyllgor Archwilio'r Amgylchedd (EAC) (a fydd â dau gyfarwyddwr anweithredol a rhyw wyth o aelodau annibynnol), bydd pob pwyllgor yn cynnwys o leiaf bedwar o aelodau anweithredol o'r Bwrdd. Y Bwrdd fydd yn penodi aelodau'r pwyllgorau, gan ddilyn cyngor Cadeirydd Cyfoeth Naturiol Cymru. Bydd yr aelodaeth yn rhoi sylw dyledus i'r angen am sicrhau'r ystod o sgiliau sydd ei hangen i gyflawni swyddogaethau'r pwyllgor.
Penodir Cadeirydd pob pwyllgor gan Fwrdd Cyfoeth Naturiol Cymru, ac eithrio yn achos ARAC, lle cytunir ar y Cadeirydd â’r Gweinidog sy'n noddi Cyfoeth Naturiol Cymru. Os bydd Cadeirydd y pwyllgor yn absennol o unrhyw gyfarfod yna caiff aelod arall wasanaethu fel Cadeirydd y pwyllgor ar yr achlysur hwnnw, trwy gydsyniad y mwyafrif sy'n bresennol.
Fel arfer, bydd yr aelodau o’r pwyllgorau sydd hefyd yn aelodau o'r Bwrdd yn gwasanaethu am gyfnod eu penodiad yn Aelod o'r Bwrdd (fel y nodir gan y Gweinidog sy’n noddi CNC). Bydd yr aelodaeth o ARAC yn para am hyd at dair blynedd, a gellir ymestyn y cyfnod hwn gan uchafswm o ddau gyfnod ychwanegol o dair blynedd yr un, cyhyd â bod yr aelodau'n parhau i fod yn annibynnol. Fodd bynnag, gall newid neu gylchdroi aelodau fod yn briodol o bryd i'w gilydd, er enghraifft i atgyfnerthu’r sgiliau penodol sydd eu hangen ar bwyllgor neu pan fydd aelodaeth y Bwrdd yn newid, am ba bynnag reswm.
Bydd Bwrdd Cyfoeth Naturiol Cymru yn adolygu aelodaeth pob pwyllgor yn flynyddol yn y cyfarfod cyntaf ar ôl 1 Gorffennaf bob blwyddyn.
Caiff yr holl bwyllgorau gyfethol aelodau nad ydynt yn aelodau o'r Bwrdd fel y gwelant yn briodol.
Gall pwyllgor gynnwys aelodau nad ydynt yn aelodau o'r Bwrdd nac yn staff Cyfoeth Naturiol Cymru. Bydd yr aelodau hyn yn gwasanaethu am gyfnod eu penodiad ac ar y telerau a nodwyd yn eu llythyr penodi.
Awdurdod
Mae pob pwyllgor wedi’i awdurdodi gan y Bwrdd i wneud y canlynol:
- ystyried unrhyw fater sy'n rhan o'i gylch gorchwyl fel y nodwyd isod, neu unrhyw fater cysylltiedig sy'n rhan o'i gylch gwaith a gofyn i'r staff am unrhyw wybodaeth y bydd ei hangen arno. Cyfeirir yr holl geisiadau hyn trwy'r Ysgrifenyddiaeth yn y lle cyntaf.
- rhoi argymhellion i'r Bwrdd weithredu neu benderfynu arnynt, a datblygu’r gwaith yn ei gylch gorchwyl.
- sefydlu is-grwpiau/tasgluoedd llai i roi sylw i faterion sy'n rhan o gylch gwaith y pwyllgor fel y bydd hynny'n briodol. Bydd y rhain yn para am gyfnod cyfyngedig ac yn canolbwyntio ar gwblhau tasgau penodol ar ran y pwyllgor.
O bryd i'w gilydd, gall fod angen ystyried eitemau ar ran y pwyllgorau rhwng un cyfarfod a'r llall os bydd angen delio â materion brys neu os bydd digwyddiad mawr. Os gwelir bod angen ystyried eitemau mawr a/neu eitemau dadleuol ar frys, bydd y pwyllgorau fel arfer yn dirprwyo'r mater i Bwyllgor Brys sy’n cael ei alw yn arbennig ac yn cynnwys Cadeirydd y pwyllgor ac un aelod arall o'r pwyllgor. Os bydd eitem yn codi nad yw'n fawr nac yn ddadleuol ond lle mae amser yn hollbwysig, caiff y Cadeirydd benderfynu defnyddio cam gweithredu'r cadeirydd fel y gwêl yn ddoeth, gyda chyngor Ysgrifennydd y Bwrdd os bydd hynny'n briodol.
Os defnyddir cam gweithredu'r cadeirydd ar eitemau sydd ag elfen amser hollbwysig, byddai'n briodol (lle bydd hynny'n bosibl) i'r Cadeirydd geisio barn yr aelodau trwy'r e-bost cyn gwneud penderfyniad. Dylid rhoi adroddiad clir mor fuan â phosibl i'r pwyllgor ar bob penderfyniad a wnaed gan y Pwyllgor Brys a/neu trwy gamau gweithredu'r cadeirydd a'i gofnodi yng nghofnodion y cyfarfod nesaf er gwybodaeth.
Atebolrwydd a rhoi adroddiadau
Mae pob pwyllgor yn atebol i'r Bwrdd. Caiff pob mater sy'n gofyn am ddatgeliad, ystyriaeth neu gyngor ei ddwyn i sylw'r Bwrdd.
Caiff adroddiadau eu rhoi a'u cyflwyno i'r Bwrdd gan Gadeirydd y pwyllgor, neu ar ei ran. Bydd hyn fel arfer yn golygu bod crynodeb o'r drafodaeth a gafwyd ym mhob cyfarfod yn cael ei ddarparu yng nghyfarfod dilynol y Bwrdd. Gall yr adroddiadau hyn fod yn rhai llafar neu'n rhai ysgrifenedig fel sy'n briodol.
Os bydd Cadeirydd y pwyllgor o’r farn fod materion sy’n codi yng nghyfarfodydd y pwyllgor neu rhwng cyfarfodydd y pwyllgor yn risg berthnasol i uniondeb busnes neu i enw da Cyfoeth Naturiol Cymru, bydd yn eu cyfeirio at y Bwrdd.
Er mwyn sicrhau y rhoddir cyfrif am ei gynlluniau a’i ddarpariaeth, bydd gan bob pwyllgor arweinydd gweithredol dynodedig yn y busnes sy’n aelod o Dîm Gweithredol Cyfoeth Naturiol Cymru.
Adolygiad blynyddol
Fel rheol, bydd pob pwyllgor yn cynnal adolygiad effeithiolrwydd blynyddol. Rhoddir adroddiad i Fwrdd Cyfoeth Naturiol Cymru ar ganlyniad yr adolygiad hwn. Dylai’r adroddiad gynnwys hunanadolygiad wedi'i arwain gan Gadeirydd y pwyllgor, ac adborth gan aelodau'r pwyllgor hwnnw a chan y Bwrdd ehangach, y gwersi a ddysgwyd a gwelliannau posibl.
Adolygir cylch gorchwyl pob pwyllgor yn flynyddol i sicrhau ei fod yn addas i'r diben ac yn gweithio'n effeithiol.
Cofnodir pob adolygiad effeithiolrwydd blynyddol a phob adolygiad o’r cylchoedd gorchwyl. Caiff y newidiadau perthnasol a argymhellir eu dwyn i sylw'r pwyllgor perthnasol a’r Bwrdd i’w cymeradwyo.
Amlder, amserlenni cyfarfodydd, a mannau cynnal
Bydd y pwyllgorau'n cyfarfod mor aml ag y bernir bod hynny'n addas er mwyn ymdrin â’r busnes a chyflawni'r cyfrifoldebau'n effeithiol. Gellir trefnu cyfarfodydd ychwanegol os a phan fydd angen.
Trefnir y cyfarfodydd gan yr Ysgrifenyddiaeth yn unol ag amserlen o ddyddiadau/amseroedd fel sy'n briodol er mwyn sicrhau bod y busnes yn cael ei gynnal yn effeithiol a bod y Bwrdd yn derbyn adroddiadau amserol.
Caiff mannau cynnal y cyfarfodydd eu dewis a'u pennu fesul achos gan yr Ysgrifenyddiaeth mewn ymgynghoriad â Chadeirydd y pwyllgor perthnasol, fel y bydd hynny'n briodol, a chan ystyried busnes y cyfarfod. Gall y mannau cynnal gynnwys unrhyw leoliadau addas, gan gynnwys swyddfeydd Cyfoeth Naturiol Cymru neu fannau eraill sydd â chyfleusterau addas ar gyfer ymdrin yn briodol â’r busnes, gan gynnwys mynediad hwylus ar gyfer pobl anabl a darpariaeth ar gyfer presenoldeb y cyhoedd yn ôl y gofyn.
Cworwm a phleidleisio
Bydd cworwm yn y cyfarfod ar gyfer eitem benodol ar yr agenda os bydd tri aelod o’r pwyllgor yn bresennol ar gyfer yr eitem gyfan neu'r eitemau cyfan. Ni chaniateir dirprwyon.
At ddiben penderfynu a oes cworwm yn bresennol, caiff aelod o'r pwyllgor ei gyfrif yn y cworwm os oes modd iddo gymryd rhan yn nhrafodion y cyfarfod, gan gynnwys trwy ddulliau cysylltu o bell (e.e. cysylltiad ffôn neu gysylltiad digidol arall) a’i fod yn parhau i fod ar gael yn y modd hwn trwy gydol y drafodaeth a'r penderfyniad ar bob eitem y cafodd ei gyfrif yn rhan o'r cworwm ar ei chyfer.
Yn amodol ar eu datganiadau o fuddiannau (gall y Cadeirydd ofyn i aelod o'r Bwrdd ymneilltuo o'r drafodaeth a/neu ymatal rhag pleidleisio os yw'n teimlo bod y gwrthdaro buddiannau posibl yn gwarantu hynny), bydd gan bob aelod yr hawl i bleidleisio ym mhob trafodaeth ac i'w farn gael ei chofnodi yn y cofnodion.
Os na fydd penderfyniad mwyafrifol, caiff Cadeirydd y pwyllgor ail bleidlais neu bleidlais fwrw, p'un a fydd wedi pleidleisio ar y mater yn flaenorol neu beidio.
Cyngor proffesiynol annibynnol
Caiff pob pwyllgor geisio a chael cyngor proffesiynol annibynnol, pan ystyrir bod hynny'n angenrheidiol, tra bydd yn talu sylw priodol i gost/werth cael y cyngor hwnnw a chan ddilyn y canllawiau caffael wrth wneud hynny. Bydd hyn fel arfer yn digwydd mewn cydweithrediad â'r arweinydd gweithredol, fel y bydd hynny'n briodol.
Ymddygiad, bod yn agored, a chyfrinachedd
Mae holl aelodau'r pwyllgorau yn gynghorwyr, yn warcheidwaid ac yn llysgenhadon pwysig Cyfoeth Naturiol Cymru. Gan hynny, disgwylir iddynt gydymffurfio â holl bolisïau perthnasol y cwmni a'i ganllawiau ynghylch gwrthdaro buddiannau pa bryd bynnag y byddant yn cyflawni busnes Cyfoeth Naturiol Cymru neu'n cynrychioli Cyfoeth Naturiol Cymru.
Disgwylir i bob pwyllgor hyrwyddo safonau uchel o gyllid cyhoeddus, gan arddel egwyddorion rheoleidd-dra, priodoldeb a gwerth yr arian.
Disgwylir i holl aelodau’r pwyllgorau arddangos gwerthoedd Cyfoeth Naturiol Cymru ym mhob ymdrech unigol ac ymdrech ar y cyd, gan fodelu ymddygiad cyson ar draws y sefydliad.
Mae'n rhaid i aelodau'r pwyllgorau ddatgan unrhyw wrthdaro buddiannau posibl yn y cyfarfod perthnasol, hyd yn oed os bydd y buddiannau hynny eisoes wedi'u cofnodi yn y Gofrestr Buddiannau a gyhoeddwyd. Cofnodir y datganiadau hyn yng nghofnodion y cyfarfod.
Disgwylir i aelodau'r pwyllgorau arddel cyfrinachedd a disgresiwn priodol wrth gyflawni materion y pwyllgor a thrafod neu gadw gwybodaeth a dogfennau yn ddiogel, yn enwedig mewn perthynas â gwybodaeth bersonol, berchnogol neu fasnachol.
Darperir rhaglen sefydlu ar gyfer aelodau newydd o’r pwyllgorau, a fydd yn cwmpasu rôl y pwyllgor, ei gylch gorchwyl, ei brif fusnes a'r ymrwymiad amser disgwyliedig. Darperir rhagor o hyfforddiant priodol yn barhaus ac yn amserol.
Mae cylch gorchwyl pob pwyllgor unigol ar gael ar wefan Cyfoeth Naturiol Cymru.
Presenoldeb swyddogion gweithredol ac eraill mewn cyfarfodydd
Mae gwahoddiad sefydlog i Gadeirydd Bwrdd Cyfoeth Naturiol Cymru ddod i gyfarfodydd pwyllgor heb hawliau pleidleisio.
Caiff aelodau eraill o'r Bwrdd ddod i gyfarfodydd fel sylwedyddion. Bydd Cadeirydd y pwyllgor yn rhoi cyngor ar unrhyw gyfyngiadau a'r lefel gyfranogi sy'n briodol.
Mae gwahoddiad sefydlog hefyd i swyddogion o'r adran noddi yn Llywodraeth Cymru ddod i arsylwi ar gyfarfodydd ond o ran cwrteisi, byddant bob amser yn rhoi digon o rybudd i'r Ysgrifenyddiaeth i'w galluogi i roi gwybod am hynny i'r Prif Weithredwr, i Gadeirydd y pwyllgor ac i'r aelodau.
Fel rheol, bydd disgwyl bod aelodau enwebedig o'r Tîm Gweithredol yn dod i gyfarfodydd. Bydd y rhain yn gweddu i gyfrifoldebau unigol y pwyllgor a chânt eu pennu gan y Prif Weithredwr ar y cyd â Chadeirydd y pwyllgor.
Caiff aelod o'r Tîm Gweithredol ei ddynodi'n arweinydd gweithredol ar bob pwyllgor a bydd yn gweithio gyda Chadeirydd y pwyllgor a'r Ysgrifenyddiaeth i sicrhau bod y pwyllgor yn rhedeg yn llyfn.
Gall y Prif Weithredwr ddynodi bod aelodau eraill o'r staff yn dod i gyfarfodydd, fel y gwêl yn briodol, i gefnogi gweithrediad y pwyllgor, cefnogi eitemau penodol, neu am resymau datblygiad personol.
Caiff yr holl bwyllgorau wahodd swyddogion neu unigolion eraill neu gynrychiolwyr sefydliadau eraill i'w cyfarfodydd cyfan neu i ran ohonynt, a hynny heb osod cynsail.
Ni fydd gan gynrychiolwyr nad ydynt yn aelodau o'r pwyllgor hawliau pleidleisio.
Caiff pwyllgor eithrio un neu ragor o’r swyddogion gweithredol neu bobl eraill sydd fel arfer yn bresennol neu'n cael gwahoddiad i fod yn bresennol, neu ofyn iddynt ymneilltuo er mwyn hwyluso trafodaeth agored a rhydd ar faterion penodol, neu pan fydd trafodaeth yn effeithio ar eu perfformiad neu ar eu sefyllfa bersonol.
Mae gofyn bod y rhai sy'n bresennol nad ydynt yn aelodau o'r pwyllgor yn arddel yr un lefelau o gyfrinachedd, ymddygiad priodol, a datgan buddiannau â'r aelodau. Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn dosbarthu'r cylch gorchwyl hwn i bobl nad ydynt yn aelodau er mwyn tynnu eu sylw at hynny.
Swyddogaeth yr ysgrifenyddiaeth a phapurau
Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn rhoi cymorth gwasanaethu i bwyllgorau'r Bwrdd. Bydd hyn yn cynnwys trefnu cyfarfodydd, paratoi agendâu a phapurau, casglu dogfennau, cyfathrebu â'r aelodau o'r Bwrdd, ysgrifennu'r cofnodion, dosbarthu'r cofnodion ac unrhyw waith dilynol neu bwyntiau gweithredu perthnasol, a ffeilio dogfennau'r pwyllgor yn y system rheoli dogfennau er mwyn sicrhau bod cofnod ffurfiol yn cael ei gadw.
Caiff eitemau'r agenda eu cytuno ymlaen llaw â Chadeiryddion y pwyllgorau a dosberthir yr agendâu a’r papurau un wythnos (saith niwrnod) cyn cyfarfod y pwyllgor.
Bydd pob pwyllgor yn cadw eitemau 'rhagolwg' sefydlog a gaiff eu hadolygu ym mhob cyfarfod a'u cynnal a'u cadw gan yr Ysgrifenyddiaeth. Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn casglu eitemau ychwanegol ar gyfer yr agenda, yn eu cynllunio trwy'r rhagolwg ac yn cytuno arnynt â'r Cadeirydd ymlaen llaw. Ategir yr eitemau gan bapurau ysgrifenedig a/neu gyflwyniadau llafar. Ni chaiff papurau hwyr eu dosbarthu oni bai bod Cadeirydd y pwyllgor yn awdurdodi hynny, a dilëir yr eitem o'r agenda.
Bydd yr Ysgrifenyddiaeth yn cadw rhestr o Gadeiryddion y pwyllgorau, yr aelodau, y swyddogion gweithredol a phobl eraill a gaiff eu gwahodd i gyfarfodydd ac yn sicrhau bod hon ar gael i'r Bwrdd.
Cofnodion
Cymerir cofnodion yng nghyfarfodydd pob pwyllgor. Bydd hyn yn cynnwys cofnod o'r penderfyniadau a'r rhesymau dros y penderfyniadau, y camau gweithredu, ynghyd â lòg gweithredu a gaiff ei lunio a'i gadw gan yr Ysgrifenyddiaeth a'i adolygu ym mhob cyfarfod. Bydd y Cadeirydd yn cytuno ar gofnodion drafft y cyfarfod a'r pwyntiau gweithredu y cytunwyd arnynt a chânt eu dosbarthu cyn pen 10 niwrnod gwaith ar ôl y cyfarfod, gyda'r cofnodion terfynol yn cael eu dosbarthu cyn pen 20 niwrnod gwaith. Caiff camau gweithredu eu cau pan fydd y pwyllgor wedi gweld digon o dystiolaeth eu bod wedi'u cwblhau neu pan fydd y cam gweithredu wedi dod yn rhan o'r busnes arferol.
Adolygir cofnodion y cyfarfod blaenorol a'r logiau gweithredu ym mhob cyfarfod. Caiff y cofnodion eu cadarnhau yn y cyfarfod dilynol.
Cyfathrebu
Bydd unrhyw gyfathrebu rhwng y pwyllgorau a'r staff, y tu hwnt i'r rhai sy'n dod i'r cyfarfodydd a chyn i’r cofnodion gael eu cymeradwyo'n ffurfiol a'u cyhoeddi, yn digwydd trwy'r arweinydd gweithredol fel rheol. Bydd y datblygiadau a'r negeseuon allweddol a ddosberthir fel hyn yn defnyddio pa gyfrwng a pha ddull bynnag sy'n addas i'r mater dan sylw.
Cylch gorchwyl penodol
Mae'r cylch gorchwyl penodol hwn i'w ddarllen ochr yn ochr â'r cylch gorchwyl generig ar gyfer holl bwyllgorau CNC.